ASP - ASSOCIAÇÃO DE SECRETÁRIAS PROFISSIONAIS PORTUGUESAS:
UMA HISTÓRIA “VELHA” DE 29 ANOS

A 9 de Fevereiro de 1980, um grupo de profissionais convocado por Maria da Graça Spratley e constituído não só por Secretárias mas também por directores de instituições de ensino de secretariado, reunia no Porto e, no final da reunião, lavrava a Acta de Fundação da ASP - Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas. Eram eles, para além da própria Maria da Graça:

Como nasceu a ideia de fundar a ASP.
De acordo com a primeira Presidente da Direcção e actualmente Presidente Honorária, Maria da Graça Spratley, a ideia de fundar a ASP nasceu em Lugano, na Suiça, onde se encontrava para participar do primeiro Congresso Mundial de Secretárias, em 1979. Já na altura existiam associações supranacionais de grande projecção:

• A FIAS – Federatión Interamericana de Asociaciones de Secretárias, presidida por Flor Maria de Guzmãn e
• A EAPS – European Association of Professional Secretaries, fundada e presidida por Sonia Vanular, que entretanto alterou a sua denominação social para : EUMA- European Management Association

bem como outras de âmbito nacional:

• A Deutscher Sekretariennen – Verband
• A AES – Associación Española de Secretárias.

E foi precisamente de uma conversa entre a Maria da Graça Spratley e a presidente desta última – Elena Cuñat – que a ideia de fundar a ASP começou a tomar forma. Assim, logo a 25 de Janeiro de 1980 teve oportunidade de comunicar aos participantes do Dia da Secretária organizado pela COPRAI/AIP, em Lisboa, que iria fundar uma associação de secretárias profissionais. O projecto despertou de imediato grande interesse e também alguns apoios que lhe permitiram levá-lo a bom termo.

Os objectivos da ASP
Dos estatutos da Associação ressaltam os seguintes objectivos:

• a valorização profissional das suas associadas;
• a dignificação da função de secretária.

A valorização profissional
Na prossecução deste objectivo, a ASP leva a efeito, anualmente, um conjunto de actividades:

• O Encontro Nacional;
• Um ciclo de palestras sobre temas diversos, quer directamente ligados ao desempenho da função (língua portuguesa, arquivo, actualização em língua inglesa, gestão do stress, etc) quer de natureza mais genérica (economia, saúde, marketing, etc);
• Acções de formação ou cursos da responsabilidade de entidades formadoras com quem são estabelecidos protocolos de acordo;

No âmbito sócio-cultural

• Visitas guiadas a diversos locais, passeios, celebração do Dia da Secretária (9 de Fevereiro) e o jantar de Natal.

Para os Encontros Nacionais tem sido preocupação constante a escolha de temas genéricos da maior actualidade. Assim, e apenas a título de exemplo, destacam-se:

• 1990 - O Secretariado Profissional. Que presente? Que futuro?
• 1991 - O Secretariado e as opções do futuro – Evolução vs. Alternativas
• 1992 - O Secretariado Profissional na década da mudança
• 1993 - Compreender a Gestão – Um triunfo Profissional
• 1994 - Qualidade – Uma filosofia de vida
• 1995 - Saber Ser/Saber Estar – Factores de sucesso
• 1996 - Educação/Formação ao longo da vida
• 1997 - A Secretária: Interface com o Mundo
• 1998 - O Euro: Como enfrentar o seu impacto
• 1999 - O Desenvolvimento das Organizações em Ambiente Multicultural
• 2000 - Novas tendências: Gestão do Conhecimento, Cultura de Serviço, Nova Ética Global
• 2001 - O trabalho em mutação - Saberes diversificação como estratégia de desenvolvimento
• 2002 - O Secretariado Profissional do Mundo Lusófono – Diversidades culturais em universo comum
• 2003 - O Secretariado Executivo - A Integração Europeia no Contexto da Globalização (1º Congresso Internacional)
• 2004 - Os Novos Blocos Económicos Emergentes - A atitude da Secretária Executiva face aos diferentes desafios
• 2005 - ASP - 25 ANOS - DO PASSADO AO PRESENTE RUMO AO FUTUROO Secretariado executivo - uma Profissão em permanente evolução

A dignificação da função
Das conclusões do I Encontro Nacional, em Novembro de 1980, sobressaía “a necessidade urgente de definição de carreira, estatuto e perfil da Secretária Profissional”.Quatro anos depois, em Novembro de 1984, foi aprovada a Monografia da Secretária Profissional, revista e actualizada em 1994.

Do texto das conclusões do II Encontro realizado em Novembro de 1981, destacava-se o ponto nº 6 “Dada a complexidade dos problemas ético-morais do secretariado, recomenda-se o aprofundamento desse estudo, visando futura adopção de um código deontológico”. Em 1988, foi aprovado o texto do Código Deontológico que serviu já de documento base de trabalho para associações congéneres estrangeiras.

O secretariado está a passar por uma importante fase de transição. As mudanças verificadas nas estruturas organizacionais vieram dar-lhe um papel mais destacado, mais visível, activo, interveniente, autónomo e de maior responsabilidade.

Logicamente, a preparação exigida para o desempenho correcto da função sofreu alterações e é fundamental que todas as partes interessadas se mantenham em diálogo permanente. Assim, a ASP tem mantido contacto com instituições ligadas ao ensino do secretariado, quer a nível do ensino secundário quer superior e com associações congéneres estrangeiras, quer a nível nacional quer supranacional.

Ser Secretária em Portugal
Analisando com objectividade a situação do secretariado em Portugal, temos que:

• Não há regulamentação oficial para o exercício da função, i.e., não há qualquer legislação que determine QUEM tem acesso à função e quais os requisitos de formação necessários;
• A categoria profissional não consta de uma boa parte dos contratos colectivos de trabalho;
• Não existe, em consequência, uma estrutura de carreira a nível oficial. Apenas internamente algumas organizações decidiram definir parâmetros que permitam a progressão e acesso a níveis superiores da carreira.

Torna-se, assim, urgente proceder a uma acção concertada junto de:

• Entidades empregadoras, sensibilizando-as para a importância do papel do secretariado e para a necessidade de admitirem ao seu serviço profissionais qualificados;
• Profissionais de Secretariado, motivando-os para que se demarquem definitivamente do conjunto amálgamo e indiferenciado onde estão mergulhados, conscientes do lugar que lhes é devido;
• Instituições sindicais, demonstrando que existe uma situação anómala que afecta muitas centenas de profissionais devidamente qualificados;
• Ministérios da tutela, chamando a atenção para a necessidade premente de rectificar a Classificação Nacional de Profissões e criar oficialmente um conjunto de normas de acesso e de exercício da função.

Estes são os quatro grandes obstáculos com que a ASP se vem defrontando há algum tempo e com os quais continuará a defrontar-se ainda porque, como é sabido, o principal problema reside nas mentalidades e, de todas, esta é a mudança mais difícil de conseguir.