A 9 de fevereiro de 1980, um grupo de profissionais convocado por Maria da Graça Spratley e constituído não só por Secretárias mas também por diretores de instituições de ensino de secretariado, reunia no Porto e, no final da reunião, lavrava a Ata de Fundação da ASP – Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas. Eram eles, para além da própria Maria da Graça:
António Jorge Gonçalves Rodrigues
Maria Suzette Mascarenhas
Elisabete Costa e Silva
Maria Virgínia Spencer Balacó
Maria Isabel Oliveira de Abreu
Marília Pimentel Teixeira
Madalena Palha Gaio
Marise Nobre de Oliveira
Maria Manuela Dias Mendonça
Sofia Remédios de Faria
Maria da Saúde Brito e Cunha
Como nasceu a ideia de fundar a ASP
De acordo com a primeira presidente da direção e atualmente presidente honorária, Maria da Graça Spratley, a ideia de fundar a ASP nasceu em Lugano, na Suiça, onde se encontrava para participar do primeiro Congresso Mundial de Secretárias, em 1979. Já na altura existiam associações supranacionais de grande projeção:
• A FIAS – Federatión Interamericana de Asociaciones de Secretárias, presidida por Flor Maria de Guzmãn e
• A EUMA – European Management Assistants, fundada e presidida por Sónia Vanular
bem como outras de âmbito nacional:
• A Deutscher Sekretariennen – Verband
• A AES – Associación Española de Secretárias.
E foi precisamente de uma conversa entre a Maria da Graça Spratley e a presidente desta última – Elena Cuñat – que a ideia de fundar a ASP começou a tomar forma. Assim, logo a 25 de janeiro de 1980 teve oportunidade de comunicar aos participantes do Dia da Secretária organizado pela COPRAI/AIP, em Lisboa, que iria fundar uma associação de secretárias profissionais. O projeto despertou de imediato grande interesse e também alguns apoios que lhe permitiram levá-lo a bom termo.
Os objetivos da ASP
Dos estatutos da Associação ressaltam os seguintes objetivos:
• a valorização profissional das suas associadas;
• a dignificação da função de secretária.
A valorização profissional
Na prossecução deste objetivo, a ASP leva a efeito, anualmente, um conjunto de atividades:
No âmbito da formação/informação
• O Encontro Nacional e Congresso Internacional.
• Um ciclo de palestras sobre temas diversos, quer diretamente ligados ao desempenho da função (língua portuguesa, arquivo, atualização em língua inglesa, gestão do stress, etc) quer de natureza mais genérica (economia, saúde, marketing, etc).
• Ações de formação ou cursos da responsabilidade de entidades formadoras com quem são estabelecidos protocolos de acordo.
No âmbito sócio-cultural
• Visitas guiadas a diversos locais, passeios, celebração do Dia da Secretária (9 de fevereiro) e o jantar de Natal.
Para os Encontros Nacionais tem sido preocupação constante a escolha de temas genéricos da maior atualidade. Assim, e apenas a título de exemplo, destacam-se:
1990 - O Secretariado Profissional. Que presente? Que futuro?
1991 - O Secretariado e as opções do futuro – Evolução vs. Alternativas
1992 - O Secretariado Profissional na década da mudança
1993 - Compreender a Gestão – Um triunfo Profissional
1994 - Qualidade – Uma filosofia de vida
1995 - Saber Ser/Saber Estar – Fatores de sucesso
1996 - Educação/Formação ao longo da vida
1997 - A Secretária: Interface com o Mundo
1998 - O Euro: Como enfrentar o seu impacto
1999 - O Desenvolvimento das Organizações em Ambiente Multicultural
2000 - Novas tendências: Gestão do Conhecimento, Cultura de Serviço, Nova Ética Global
2001 - O Trabalho em Mutação – Saberes diversificados como estratégia de desenvolvimento
2002 - O Secretariado Profissional do Mundo Lusófono – Diversidades culturais em universo comum
2003 - O Secretariado Executivo – A Integração Europeia no Contexto da Globalização (1º Congresso Internacional)
2004 - Os Novos Blocos Económicos Emergentes - A atitude da Secretária Executiva face aos diferentes desafios (2º Congresso Internacional)
2005 - ASP – 25 ANOS DO PASSADO AO PRESENTE RUMO AO FUTURO
Secretariado executivo – uma Profissão em permanente evolução
(3º Congresso Internacional)
2006 - Responsabilidade Social e Cidadania - O contributo da Secretária na ligação Instituições/Sociedade Civil (4º Congresso Internacional)
2007 - Gestão de Carreira - Desenvolvimento de competências como fator de sucesso (5º Congresso Internacional)
2008 - O Secretariado na “Geração Google“ - Novos paradigmas de formação para enfrentar modelos inovadores de gestão (6º Congresso Internacional)
2009 - Inovação e Criatividade - gerir os tempos de mudança enfrentando o futuro (7º Congresso Internacional)
2010 - Tempos de Grandes Desafios – queremos viver hoje ou estar vivos daqui a 5 anos?
2011 - Internacionalização - Inovar para Criar - Motivar para vencer
(8º Congresso Internacional)
2012 - Repensar o Secretariado para o século XXI - semear valores para colher sucesso (9º Congresso Internacional)
2013 - Uma nova era para o secretariado - o poder do valor profissional
(10º Congresso Internacional)
A dignificação da função
Das conclusões do I Encontro Nacional, em novembro de 1980, sobressaía “a necessidade urgente de definição de carreira, estatuto e perfil da Secretária Profissional”. Quatro anos depois, em novembro de 1984, foi aprovada a Monografia da Secretária Profissional, revista e atualizada em 1994, e atualmente em revisão.
Do texto das conclusões do II Encontro realizado em novembro de 1981, destacava-se o ponto nº 6 “Dada a complexidade dos problemas ético-morais do secretariado, recomenda-se o aprofundamento desse estudo, visando futura adoção de um código deontológico”. Em 1988, foi aprovado o texto do Código Deontológico que serviu já de documento base de trabalho para associações congéneres estrangeiras.
O secretariado está a passar por uma importante fase de transição. As mudanças verificadas nas estruturas organizacionais vieram dar-lhe um papel mais destacado, mais visível, ativo, interveniente, autónomo e de maior responsabilidade.
Logicamente, a preparação exigida para o desempenho correto da função sofreu alterações e é fundamental que todas as partes interessadas se mantenham em diálogo permanente. Assim, a ASP tem mantido contacto com instituições ligadas ao ensino do secretariado, quer a nível do ensino secundário quer superior e com associações congéneres estrangeiras, quer a nível nacional quer supranacional.
Ser Secretária em Portugal
Analisando com objetividade a situação do secretariado em Portugal, temos que:
• não há regulamentação oficial para o exercício da função, i.e., não há qualquer legislação que determine QUEM tem acesso à função e quais os requisitos de formação necessários;
• a categoria profissional não consta de uma boa parte dos contratos coletivos de trabalho;
• não existe, em consequência, uma estrutura de carreira a nível oficial. Apenas internamente algumas organizações decidiram definir parâmetros que permitam a progressão e acesso a níveis superiores da carreira.
Torna-se, assim, urgente proceder a uma ação concertada junto de:
• entidades empregadoras, sensibilizando-as para a importância do papel do secretariado e para a necessidade de admitirem ao seu serviço profissionais qualificados;
• profissionais de secretariado, motivando-os para que se demarquem definitivamente do conjunto amalgamo e indiferenciado onde estão mergulhados, conscientes do lugar que lhes é devido;
• instituições sindicais, demonstrando que existe uma situação anómala que afeta muitas centenas de profissionais devidamente qualificados;
• ministérios da tutela, chamando a atenção para a necessidade premente de retificar a Classificação Nacional de Profissões e criar oficialmente um conjunto de normas de acesso e de exercício da função.
Estes são os quatro grandes obstáculos com que a ASP se vem defrontando há algum tempo e com os quais continuará a defrontar-se ainda porque, como é sabido, o principal problema reside nas mentalidades e, de todas, esta é a mudança mais difícil de conseguir.
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